A digitalização é o principal elemento para se aproximar do cliente

Os conceitos ligados às novas formas de gestão de escritórios cada vez mais avançados são: eficiência, sustentabilidade, redução de custos, aumento de produtividade, proteção do meio ambiente etc. Além disso, a situação atual implica explorar questões como o trabalho em mobilidade, espaços abertos, inteligência artificial, automação, entre outras, uma vez que todas essas variáveis estão cada vez mais integradas no nosso dia a dia.

A digitalização é o principal elemento para avançar na gestão de operações mais ágeis que, em última análise, nos permitem estar mais próximos do cliente. Na definição do Plano Estratégico da MAPFRE GLOBAL RISKS para 2020, foi aprovado o lançamento do GLOBAL RISKS SMART OFFICE e o Escritório sem papel. Com o objetivo de otimizar as operações e de se aproximar dos clientes, este projeto ganhou ímpeto, o que será uma realidade antes do final do ano. Um dos principais objetivos prioritários desta iniciativa é agilizar a gestão da documentação. Esta evolução faz parte da gestão da mudança em que estão envolvidas todas as unidades de negócio da MAPFRE.

A Unidade de GLOBAL RISKS já trabalha com assinatura digital, SharePoints, arquivos virtuais, telas duplas, descarte de documentação física, projetos com corretores e clientes de certificação digital, entre outros.

A eliminação de gabinetes e arquivos físicos nos escritórios antes do final do ano permitirá ter mais espaço e otimizar o ambiente, bem como a digitalização completa da documentação juntamente com o envio e assinatura digital em todos os casos. Da mesma forma, serão definidas diretrizes para a eliminação de papéis nas mesas. Os complementos do escritório também mudarão, as impressoras ficarão em segundo plano e as latas de lixo ou arquivos físicos se tornarão irrelevantes.

E o que ganhamos com tudo isso? Acabamos com a necessidade de papéis no escritório. Isso não significa apenas uma redução de custos e um benefício para o meio ambiente, mas também está associado à melhoria da produtividade e à redução do risco operacional, pois qualquer documento pode ser acessado de qualquer lugar, além de trabalhar on-line, mantendo versões e atualizações por diferentes grupos de trabalho.

A implantação integral do GLOBAL RISKS SMART OFFICE e do Escritório sem papel, nos permitirá continuar desenvolvendo ações com o objetivo de mitigar riscos, reduzir custos, ampliar espaços, aproximando-nos de nossos clientes de forma mais ágil e eficiente, cuidando do nosso meio ambiente e contribuindo ainda com valores de sustentabilidade e boa governança.