¿Cómo y por qué organizar un evento sostenible?

Un evento sostenible es, según Naciones Unidas, el que está diseñado y organizado para cumplir con dos objetivos: minimizar todos los impactos negativos que puedan producirse en el medio ambiente y dejar un legado beneficioso para la comunidad y todos los públicos involucrados.

La organización de un evento sostenible representa un acto de responsabilidad con el entorno y con las personas. Las empresas que apuestan por este tipo de encuentros, como MAPFRE, demuestran un compromiso firme con la igualdad de oportunidades, la inclusión y la protección del medio ambiente. También contribuyen a fortalecer la transparencia y consideran a los grupos de interés como actores relevantes.

Es un trabajo que exige una gran planificación y coordinación para poder cumplir con objetivos y acciones concretas, que se evalúa periódicamente, y que finalmente se verifica a través de entidades autorizadas.  

Impacto ambiental

Los eventos sostenibles consiguen minimizar gran parte del impacto ambiental que se produce. De este modo, se reduce la generación de residuos (ODS 11 y 13) y se realiza una gestión adecuada de los mismos; se disminuye el consumo de agua y electricidad (ODS 12); y se atenúa la contaminación atmosférica, acústica y lumínica (ODS 7). En este tipo de eventos, también cobran importancia los espacios iluminados con luz natural y al aire libre, se promueve la movilidad segura, sana y sostenible (ODS 11), por ejemplo, a través del uso de transporte público y compartido, y se eligen empresas de catering a las que se exige que eviten envases y embalajes, utilicen menaje y vajilla reutilizable, prioricen el uso de dispensadores a granel y jarras para alimentos y bebidas e impulsen productos locales, de temporada, de cultivo ecológico o de Comercio Justo.

Reducir las emisiones de CO2 también aporta puntos. Muchos eventos sostenibles son a su vez neutros en carbono, lo que quiere decir que tienen en cuenta esas emisiones que no han podido evitarse durante el mismo. Para ello, muchas entidades calculan dichas emisiones de CO2 con la idea de compensarlas mediante la adquisición de bonos de carbono voluntarios que proceden de un proyecto que aporta ventajas ambientales, sociales y económicas y con la que logra un balance de emisiones que es igual a cero. MAPFRE, por ejemplo, ha analizado y compensado las emisiones de sus dos últimas juntas de accionistas. En 2020, por ejemplo, calculó la huella de carbono del mismo y compensó las toneladas de CO2 emitidas mediante un proyecto que proporcionó energía eléctrica renovable a través de la construcción de tres pequeñas centrales hidroeléctricas (PCH) instaladas en Brasil, uno de los países donde opera.

Sensibilizar a la sociedad

Fortalecer la comunicación y la trasparencia con los grupos de interés y sensibilizar a la sociedad sobre este tipo de iniciativas son requisitos clave desde el primer momento. Implica comunicarse con los públicos de interés, como accionistas, proveedores y empleados, de forma proactiva y a través de varios canales, como la web corporativa, por ejemplo, con el objetivo de facilitarles información sobre el evento sostenible, así como para conocer, a través de encuestas, qué esperan de un encuentro de este tipo y por qué. Obtener feedback es fundamental para planificar con sentido y no dejar a nadie fuera.

La comunicación también lleva a cabo un papel fundamental, ya que un evento sostenible implica un esfuerzo y un compromiso que debe trasmitirse a la sociedad. Según los expertos, es muy importante que las empresas que organizan este tipo de actos y reuniones transmitan estos valores a las personas que asisten y que participan, saquen pecho de todas las buenas prácticas ambientales, sociales y económicas que han puesto en marcha y sean conscientes del beneficio que implica para el planeta en su conjunto. Es necesario trasmitir que los eventos son y deben ser sostenibles.

Segundo evento sostenible de MAPFRE

La Junta General de Accionistas, que MAPFRE celebra el viernes, 12 de marzo, será exclusivamente telemática, una decisión que responde a la situación provocada por la pandemia y que permitirá proteger la salud y la seguridad (ODS 3). También será un encuentro sostenible, lo que se traduce en que todos los procesos se realizan con el objetivo de maximizar la contribución de la compañía a la mejora del medio ambiente y al compromiso social, y con ello, sumar al desarrollo sostenible y a la Agenda 2030.

MAPFRE planifica y desarrolla este encuentro conforme a la Norma de gestión sostenible de la Junta General de Accionistas, teniendo en cuenta criterios de sostenibilidad, entre otros, criterios laborales, inclusivos y de respeto a la diversidad, y a la protección de los derechos humanos y del medio ambiente.

La junta será accesible a todos los accionistas en igualdad de condiciones; incluirá la traducción simultánea a lenguaje de signos (ODS 16); habilitará contenedores específicos para la gestión segregada de residuos (ODS 11); y utilizará materiales reutilizables (ODS 11 y 13). También ha reforzado la transparencia y el diálogo social con los grupos de interés a través de la creación de un canal de comunicación específico en la web corporativa para facilitar información sobre la junta general e incorporar encuestas a proveedores y empleados sobre la gestión del evento sostenible y buzones para favorecer la realización de consultas de los accionistas.

AENOR es la entidad encargada de certificar que el sistema de gestión de la Junta General de Accionistas 2021 cumple con los requisitos de la norma ISO 20121 de eventos sostenibles.