Eventos sostenibles, una forma de mejorar el planeta

1. Reduce la huella medio ambiental

Los eventos pueden tener un gran impacto ambiental, especialmente debido a las emisiones de gases de efecto invernadero causadas por el traslado de los asistentes y el transporte de las infraestructuras necesarias. Sin embargo, existen formas de reducir este impacto sin necesidad de grandes recursos.

Cómo llegar al evento

Una forma sencilla de reducir el impacto ambiental de un evento es elegir una ubicación accesible a pie y transporte público. Esto puede reducir las emisiones de gases de efecto invernadero producidas por el transporte de última milla de los asistentes y facilitar la movilidad sostenible.

Además, es importante contar con aparcamientos para bicicletas y colaborar con empresas de transporte público para aumentar las frecuencias de transporte y ofrecer obsequios y bonificaciones a los asistentes que elijan medios de transporte con menos impacto. La promoción del transporte en coche compartido también puede ser una opción interesante, por lo que se pueden habilitar aplicaciones móviles que pongan en contacto a los diferentes usuarios y establecer bonificaciones o mejores plazas de parking a las personas que accedan con coche compartido.

¿Y si los asistentes se conectan vía online?

Aunque no siempre es posible evitar los desplazamientos para asistir a eventos en persona, ofrecer la posibilidad de seguir el evento en remoto a través de streaming, puede ser una buena forma de reducir las emisiones de gases de efecto invernadero producidas por los desplazamientos. Esto puede ser especialmente útil para ponentes que proceden de otras partes del mundo o para que los propios asistentes puedan seguir las ponencias que les interesan sin necesidad de desplazarse de su hogar.

Elige materiales que se puedan reutilizar o reciclar

La organización de un evento implica la utilización de una amplia variedad de materiales y servicios que lo hacen posible. Entre ellos, destacan los elementos decorativos y de atrezo, los artículos de merchandising, la cartelería, los equipos de sonido e iluminación, los escenarios, las barras, la alimentación y las bebidas.

Deberemos priorizar los materiales con menos impacto en el medioambiente, es decir, que sean reutilizables para otros fines o en otros eventos, o que sean reciclables. En todo caso, deberemos contar con contenedores de residuos adecuadamente señalizados para poder separar los materiales, tanto para el equipo de producción como para el público general.

Un ejemplo sería no personalizar los materiales decorativos y de merchandising para poder reutilizarlos en futuras ediciones. Además, se pueden utilizar códigos QR que den acceso a la documentación del evento para evitar el papel impreso y crear sistemas de retorno para elementos como las acreditaciones e identificadores o una vez finalizado el evento se puede donar los materiales útiles a proyectos benéficos.

2. Garantiza la diversidad e inclusión

Accesible para todos

A la hora de elegir un lugar para el evento, debemos contemplar que esté correctamente adaptado para personas con movilidad reducida, así como informar sobre la accesibilidad de la zona, para garantizar que todos aquellos asistentes que lo necesiten puedan acceder de manera cómoda y segura.

Comprensible para todos

Además, en caso de contar con discursos o charlas, debemos contemplar la opción de traducción simultánea tanto a distintos idiomas si contamos con asistentes extranjeros, como al lenguaje de signos para personas con discapacidad auditiva.

Proveedores socialmente responsables

Por la parte de la contratación de servicios externos, contemos con aquellos proveedores que cumplan con criterios ESG, en este caso, poniendo foco en la parte social: su política de contratación, cómo cuidan a sus empleados o a sus comunidades locales y cómo protegen sus derechos.

Además, no debemos olvidar la importancia de contar con el mismo número de hombres que de mujeres en la plantilla, así como de personas con discapacidad, para garantizar la diversidad e inclusión no solamente en tu evento, sino en tu compañía.

3. Acciones de concienciación

Es fundamental establecer una política de prevención de residuos basada en la concienciación ambiental para evitar la producción innecesaria de desechos. De esta manera, tanto los asistentes como los organizadores y proveedores entenderán la importancia de minimizar la cantidad de residuos en origen y recuperar materiales.

Además, para fomentar la separación de los residuos, se deben proporcionar contenedores adecuados y señalizar cada tipo de residuo durante el evento, así como contar con carteles con mensajes claves de concienciación.

También debemos concienciar sobre la parte social del evento, proporcionando datos transparentes sobre cómo contribuye este evento a las entidades con las que colaboremos o a la comunidad. También se puede proponer acciones individuales con las que los asistentes prolonguen la solidaridad como voluntariados o donaciones. 

4. Análisis de los resultados postevento

Para garantizar que el evento ha sido tan sostenible como esperábamos, deberemos realizar una auditoría, comprobando los principales datos:

• Cuál ha sido el transporte utilizado por todos los asistentes (invitados, organizadores y proveedores). Es el dato más arduo de conseguir, y se puede obtener mediante encuestas a los asistentes.
• Transporte de los materiales e infraestructuras, qué distancia han recorrido y con qué medio de transporte.
• Consumo de energía y agua del evento.
• Cantidad de residuos generados (kilogramos).
• Cantidad de materiales en buen estado que se pueden volver a utilizar.

Una vez recopilados estos indicadores, se podrá medir la huella de carbono y la huella ambiental del evento. La huella de carbono se refiere a la cantidad total de emisiones de CO₂ y otros gases de efecto invernadero generados directa o indirectamente por el evento a lo largo de su ciclo de vida, y se expresa en términos de CO₂ equivalente. Por otro lado, la huella ambiental evalúa y pondera los principales impactos ambientales que se producen durante todo el ciclo de vida de un evento, y se mide en puntos de impacto, que es una medida normalizada y ponderada de los diversos efectos ambientales.

El evento sostenible de MAPFRE

La cuarta Junta General de Accionistas de MAPFRE que ha tenido lugar este mes, ha sido un evento con certificación sostenible, lo que implica que tanto su planificación como desarrollo han tenido en cuenta criterios laborales inclusivos y de respeto a la diversidad, así como la protección del medio ambiente.

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