La digitalización es un elemento clave para acercarnos al cliente

Eficiencia, sostenibilidad, reducción de costes, mejora de la productividad, protección del medio ambiente. Son conceptos vinculados a las nuevas formas de gestionar oficinas cada vez más avanzadas. Además, la situación actual implica poner sobre la mesa cuestiones como trabajo en movilidad, espacios abiertos, inteligencia artificial, automatización… Todas estas variables están cada vez más integradas en nuestro día a día.

La digitalización es un elemento clave a la hora de avanzar en la gestión de operaciones más ágiles  que, en última instancia, nos permitan acercarnos al cliente . En la definición del Plan Estratégico de MAPFRE Global Risks para el año 2020, se aprobó la puesta en marcha de GLOBAL RISKS SMART OFFICE u Oficina sin Papeles. Con el objetivo de optimizar las operaciones y acercarnos más a los clientes, ha cogido impulso este proyecto que será una realidad antes de que acabe el año. Uno de los principales objetivos prioritarios de esta iniciativa es agilizar la gestión de la documentación. Esta evolución es parte de la gestión del cambio en que todas las unidades de negocio de MAPFRE están inmersas.

En la Unidad Global Risks ya se trabaja con firma digital, SharePoints, archivos virtuales, dobles pantallas, expurgo de documentación física, proyectos con corredores y clientes de certificación digital, etc.

La eliminación de armarios y archivos físicos en las oficinas antes de final de año permitirá tener más espacio y optimizar el entorno, así como la digitalización íntegra de la documentación junto con el envío y firma digital en todos los casos. Así mismo se definirán pautas para la eliminación de papeles en las mesas. Los complementos de escritorio también cambiarán, las impresoras pasarán a un segundo plano y las papeleras o los archivos físicos pasarán a ser irrelevantes.

Y con todo esto… ¿qué ganamos? Decir adiós al papel en la oficina. Esto no sólo supone una reducción de costes y un beneficio para el medioambiente, además lleva asociada una mejora en la productividad y una reducción del riesgo operacional, ya que podrá accederse a cualquier documento desde cualquier lugar, así como trabajar online,  manteniendo versiones y actualizaciones por parte de diferentes grupos de trabajo.

La implantación íntegra de GLOBAL RISKS SMART OFFICE, u Oficina sin papeles, nos permitirá continuar desarrollando acciones con el objetivo de mitigar riesgos, reducir costes, ampliar espacios, acercarnos más ágil y eficientemente a nuestros clientes, cuidar de nuestro entorno y continuar aportando valores de sostenibilidad y buen gobierno.